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湖北编辑学会主办  
 
2006年第一期  
 
目 录

卷首语
·重视分销渠道建设 / 贺剑锋
专论·特约稿
·关于中国出版走出去的思考 / 于永湛
编辑学·编辑工作
·正本清源,促进汉语拼音字符体式在出版物上应用的规范化 / 林穗芳
·版面设计中的构成学 / 沈晓丽
·论成舍我的新闻人才观 / 余 望
·制约图书校对质量的因素分析与对策研究 / 崔庆喜
出版学·出版工作
·出版学的学科属性及其课程体系 / “出版学学科体系与教材建设研究”课题组
·我国出版体制改革的基本原则 / 尹章池
·试谈企业资源规划与出版业信息化 / 张志华
·打造科技期刊世界级品牌的战略之路 / 顾晓荣
·突围 ·渐变· 异化 /
·解读《哈利·波特》现象 / 路万涛
·强强联合 双赢发展 / 本刊记者
数字技术·多媒体·网络出版
·从多元化阅读看网络出版的发展方向 / 贺子岳
书苑掇英
·浅析品牌图书的运作策略 / 李 蓉
·期刊在受众细分化背景下的市场博弈策略 以《新周刊》为例 / 赵 婧
·精雕细琢《创伤学》 打造精品长销医学专著 / 谭学军 赵襄玲

 

试谈企业资源规划与出版业信息化

张志华
摘 要: 企业资源规划(ERP)曾经是制造业的专利,如今有些出版社已经使用E RP软件,证实它有着强大的生命力,可以极大地提高出版的效率和质量。但是现在时机还没有完全成熟,由于缺乏统一的标准,会给以后整个出版业的信息化留下隐患。
关键词: 企业资源规划 ERP软件 出版流程 标准


  一、企业资源规划的含义
  企业资源规划(ERP)是由美国加特纳公司在20世纪90年代初期首先提出的,当时的解释是根据计算机技术的发展和供需链管理,推动各类制造业在信息时代管理信息系统的发展趋势和变革。企业资源规划的实质是利用信息科学的最新成果,根据市场的需求对企业内部和其供应链上各环节的资源进行全面规划、统筹安排和严格控制,以保证人、财、物、信息等各类资源得到充分、合理的应用,从而达到提高生产效率、降低成本、满足客户需求、增强企业竞争力的目的。
  ERP最初是一种基于企业内部“供应链”的管理思想,它将企业的业务流程看做是一个紧密连接的供应链,将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、质量控制、服务维护、工程技术等。最早采用这种管理方式的是制造业。当时主要考虑的是企业的库存物料管理,于是产生了MRP(物料需求计划)系统,同时企业的其他业务部门也都各自建立了信息管理系统,诸如会计部门的计算机账务处理系统、人事部门的人事档案管理系统等,而这些系统早期都是相互独立,彼此之间缺少关联,形成了信息孤岛,未能最大发挥信息技术的作用,反而造成了企业管理的重复和不协调。
  在这种情况之下,MRPII应运而生。它围绕着“在正确的时间制造和销售正确的产品”这样一个中心,将企业的人、财、物进行集中管理。ERP可以说是MRPII的一个扩展。第一,它将系统的管理核心从“在正确的时间制造和销售正确的产品” 转移到了“在最佳的时间和地点,获得企业的最大增值”;第二,基于管理核心的转移,其管理范围和领域也从制造业扩展到了其他行业和企业;第三,在功能和业务集成性方面,它都有了很大加强,特别是商务智能的引入使得以往简单的事物处理系统变成了真正智能化的管理控制系统。
  企业资源规划是现代管理思想的产物,它融入了许多先进的管理理念,如敏捷制造、精益生产、并行工程、供应链管理等,因此ERP软件成为现代企业的主流管理手段,而企业管理现代化是现代管理思想、现代化组织管理方法和手段的综合体。
  二、ERP系统与出版的结合
  企业资源规划与通常所说的ERP软件是两个不同的概念。企业资源规划是一种管理方法,是基于企业资源优化整合的信息化管理工具。ERP软件作为体现这一管理思想和方法的信息系统,其核心是诸多大型企业优秀业务流程的集成。ERP软件的应用成功与否很大程度上取决于与企业业务流程的匹配性,因此不同行业的ERP软件不是搬来就可以用的。
  我们通常所讲的ERP系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身,成为现代企业的运行模式,反映时代对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求。运用这个管理平台可以有效地协调各方面的数据共享,为决策者提供决策的依据,让员工能够充分了解自己所需要的信息。
  其实早在20世纪90年代信息技术就开始普遍地渗透到出版业中,改变了以往编辑工作模式,管理信息系统(MIS)的使用使得出版社的诸多手工业务计算机化。实力较强的出版社还开发了适合于自己的出版管理信息系统(PMIS)。电子工业出版社自主开发的新一代PMIS已经平稳运行了5年,从选题申报、发稿、排版校对到印数决定、印厂安排,从样书审查到送书入库,整个印前制作和仓储管理的信息都通过计算机网络完成,此外,与图书相关的合同管理、成本管理和质量管理等也实现了计算机网络化管理。
  PMIS可以提高工作效率,但它毕竟是信息技术早期的产物,主要是记录大量原始数据、支持查询、汇总等方面的工作。随着出版业竞争日益激烈,整个出版业都需要积极主动,采用新的技术来提高自己的核心竞争力。ERP系统并非是完全取代 MIS系统,事实上也不可能完全取代,只是后者是在前者基础上的发展结果。ERP 系统更能够将整个信息集成起来,采取以某个部门或资源为中心,统一规划其他的资源,实现业务流程的最优化。
  出版业与制造业有差别,但企业资源规划的思想是可以借鉴的。出版业的一般流程如图所示。
  
  出版业务流程图
  出版社其实不仅承担了书的制造(书的编辑、设计、排版、印刷和发行),而且还要掌握其他的出版资源。广义的出版资源是指出版者所拥有或者控制的、直接制约或者间接影响出版活动的要素。对于一家具体的出版社而言,关键的出版资源包括:著译者队伍、策划能力、加工制作(包括文字编辑、校对、装帧版式设计、印制调度等)能力、营销推广能力、技术装备(包括必要的办公条件、设备等)和资金等。这些出版资源制约、影响着出版社的活动和效益(社会效益和经济效益)。面对这些资源,要高效率地运作,就需要建立出版供需链,实施ERP系统。
  2003年5月,高等教育出版社ERP系统正式上线,是我国出版界第一个使用ERP系统的出版社。上线以来,各种经营数据对各级管理人员决策的支持作用开始体现;全社总体的工作效率有所提高,顺利度过了当年秋季教材的销售高峰;对业务和财务的控制得到加强,管理已经产生了效益。高教社成功运用ERP系统,对于同行来说是一个鼓励,在此之前,大家普遍认为源自于制造业的东西拿来为出版业所用,是很困难的,甚至是“必败”的。
  2005年7月15日,四川新华ERP项目成功上线运行,这个被命名为“凤凰行动”的项目成为该发行集团在改制和股份制改造之后,集中优势资源、突破信息瓶颈的一次战略选择。四川新华ERP项目的成功上线,通过一个信息自动化的手段,将集团的管理实现了转型:实现了集团多层面的集中式财务管理,实现了总、分公司财务业务的一体化管理,支持多地点、多组织的集团组织,为战略性决策提供强大的数据支持并最终提高集团的核心竞争力。因为四川新华的ERP上马,中国书业信息化的水平又上一个台阶。
  开发ERP系统,建立完善的信息管理平台是需要雄厚的资金实力的,好在我国现在有比较多的出版社都在做大做强,已经有一批出版社具备实施ERP系统的能力。在实施ERP系统过程中,仅保证本社内的资源共享并不能最大发挥系统的功能,社外还有着广阔的各类资源,出版社与出版社之间、出版社与书店之间等都有着广泛的交流。因此,正如网络通信需要建立统一的标准一样,ERP系统的建设也需要有统一的标准。
  三、关于ERP标准统一的问题
  长期以来,由于我国新闻出版行业缺乏统一的信息标准、作业标准、技术标准,使出版业在信息化过程中遇到了巨大困难,系统软件的开发没有统一的标准。各出版社使用的各种软件的数据库无法发挥其优势,与出版社相关联的书商获得的各种信息都是彼此独立的。为了提高出版业信息化程度,避免重复建设,提供统一的标准变得十分必要和紧迫。
  2005年10月,中国第一个书业管理信息系统的对话标准——《图书流通信息交换规则》——问世了,它被称为“发标”。“发标”界定了流通业务过程的对话内容,定义出10种信息类型以支持15种业务的信息处理,划分了流通信息的交换数据子集,规范化定义了构成图书流通过程中的基本词汇,制定了图书流通信息交换的技术规则,从而为上下游客户提供公共数据接口平台,使企业间数据库能够以标准格式提供所需数据。而“发标”的诞生和实施,对于清除中国书业多年来由于出版发行供应链之间信息交换无法统一标准、供应链企业间的信息资源无法共享的障碍有重要意义,并在一定程度上缓解了中国书业由于生产盲目、恣意铺货、退货增长、结算困难所带来的行业滞胀与市场流失,也对于提高出版发行行业管理水平有很大帮助。
  《图书流通信息交换规则》的制定历时14个月,为出版业的信息化带来了很大的帮助。同时,仅靠这一个标准是不够的,图书的流通只是出版业的一部分,图书的制造也需要标准,各个出版社共有的部门信息化也少不了标准。如果不同系统中的信息数据在字段选择、名称确定、内容组织与格式著录等诸多方面存在差异,就无法有效实现信息资源的共享,也无法与书店等图书发行企业的信息管理系统实现信息数据对接,势必会使系统的功能大打折扣。
  参考文献
  [1] 张翠侠,刘颖,王东.2005书业的春夏秋冬.中国图书商报,2005-12-30
    [2] 企业资源规划与业务流程再造.E企业信息化网,2005-10-28
    [3] 信息化名词注解:ERP.赛迪中国信息化网,2005-05-25
(作者单位:华中科技大学新闻与信息传播学院)  
  
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