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2008年第一期  
 
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专论·特约稿
·关于出版学本科专业教学改革的思考 / 周蔚华
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·谈现代图书编辑的“博”与“专” / 刘川民
·浅谈编辑的现代意识 / 李 明
·论高校期刊编辑劳动的和谐品质 / 高文盛
·新媒体时代图书编辑的新阅读观 / 杨卫民
·对编辑绩效考核的认识与思考 / 徐英英
·根据实洋/总成本曲线对图书印数进行优化控制 / 黄新路  张 晶
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出版史•出版文化
·抗战时期我国出版业遭遇的重创 / 王 静
·话须通俗方传远,语必关风始动人 / 胡程立
·丛刊和丛刊的异化 / 徐柏容
·王振羽《梅村遗恨:诗人吴伟业传》读后 / 徐 雁
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·阳春白雪的守门人 / 陆晓华 徐丽芳
多媒体·数字出版
·科技期刊网络编辑部探析 / 郭 伟
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·试论出版机构供给行为的经济学机理 / 吴 贇
出版学·发行工作
·图书政府采购研究 / 韩 飞
·现代出版对和谐社会的文化责任 / 董中锋
·试论出版业如何为社会主义新农村建设服务 / 王鹏涛
·浅议图书衍生品及其品牌塑造 / 邹 蕊 刘永坚
发行学·发行工作
·《南方都市报》提价和它生长的传媒时代 / 黄 端
·未来图书销售之道 / 赵 文
·浅谈如何建立“农家书屋”长效运行机制 / 吴天侠
·发行集团应重视“三支队伍”建设 / 吴启中

 

科技期刊网络编辑部探析

郭 伟
摘 要: 构建了科技期刊网络编辑部的整体框架。对网络编辑部数据库进行了分类,分析了各数据库之间的相互关系,介绍了数据库的功能模块,并详细阐述了稿件采编系统、稿件远程处理系统以及办公室管理系统的结构与功能。
关键词: 科技期刊 期刊网络化 网络编辑部 采编系统 稿件远程处理系统



[中图分类号] G237.6  [文献标识码] A  [文章编号] 1009-5853(2008)01-0068-06
[Abstract] The frame of online sci-tech journal’s editing office was structured. The database was classified, and the relations between sub-databases were analyzed, and the function modules of the database were introduced. The paper selecting and editing system, the distant paper working system, the office management system were introduced in details.
[Key words] Sci-tech journals Online journals Online editing office Paper selecting and editing system Distant paper working system
期刊网络化是一个系统全面的由内容到服务的期刊出版流程自动化、数字化的过程[1]。随着网络和期刊本身的发展,期刊网络化的内涵不断发展,其主要内容为:编辑流程网络化、内容提供网络化、信息服务网络化、出版发行网络化、期刊管理与经营网络化[2]。然而,目前大多数期刊编辑部只是实现了其中的单模块工作模式[3]。这些模块针对性较强,但是其工作数据是静态的,不同模块之间的数据流动需要人工干预才能实现。
鉴于此,本文提出了网络编辑部的概念,并构建了期刊网络编辑部的整体框架。网络编辑部不只是一个网站或者几个远程投稿系统等单模块的机械总和,而是集成了编辑部各种功能模块的虚拟体。这个虚拟体内流动的信息就像人的血液,使得网络编辑部真正地具有活力。网络编辑部为每位期刊工作者以及相关人员(如作者、审稿专家等)提供了一个方便、快捷的虚拟平台,为期刊网络化的实践提供了新的思路。
1 网络编辑部的结构
网络编辑部是基于网络资源,将期刊生产的整个过程及其相关活动集成化、自动化、高效化,并具有开放性、可拓展性的一种虚拟办公机构。网络编辑部之于传统编辑部,不是量的积累,而是质的飞跃。传统编辑部有固定的办公地点、办公时间以及办公方式,办公的重要对象是纸张。网络编辑部不一定有自己的办公地点,也不一定有固定的办公时间,而且办公方式灵活多样。纸张媒介不是网络编辑部办公的对象(至少不是主要对象),而代之以流动的数据。
网络编辑部的整体结构如图1所示,它主要包括数据库、稿件采编系统、稿件远程处理系统、办公室管理系统、网络期刊发布系统、网站等。它是一个以数据库为中心,其他各单元呈星形分布的太阳系结构。显然,各卫星单元都是基于数据库工作的。在这种结构中,编辑、审稿专家、作者以及其他相关人员都可以通过网络编辑部与其他人员交互信息。本地人员的工作模式是C/S(客户端/服务器)模式,远程人员的工作模式是B/S(浏览器/服务器)模式。作为网络编辑部单元之一的网站,其服务器置于办公室局域网之中,从物理意义上说,它是本地的;同时,网站作为远程人员的访问入口,从逻辑意义上讲,它又是虚拟的。本文将网站仅仅作为远程人员的访问入口来考虑,其他功能将另文描述。网络期刊发布系统只是针对电子期刊发布的一种集成工具,本文不在这里赘述。下面将分别介绍数据库、稿件采编系统、稿件远程处理系统、办公室管理系统。
2 网络编辑部数据库
2.1 数据库分类及其关系
数据库是网络编辑部的核心,它包括稿件数据库、专家数据库、作者数据库。有时根据需要,编辑部也可定制其他数据库,如读者数据库等。
稿件数据库是储存稿件及其相关信息的数据库,包括投稿数据库、工作数据库、刊出数据库。投稿数据库是用于作者投稿时储存稿件的数据库。作者投稿时,需要填写稿件的题名、摘要、关键词、分类号、文献标识码等,便于稿件分类统计。投稿数据库可以对新投稿件自动生成稿件编号、自动记录收稿日期。对于投稿数据库中的稿件,作者可以重新从数据库中调出来进行修改。当稿件通过初审后,稿件就进入工作数据库,如稿件未通过初审,稿件就进入退稿数据库,同时,两种情况都会在投稿数据库中保留一个备份,并将该备份设定为锁定状态。这里需要说明的是,稿件有两种状态,即活动状态和锁定状态。锁定状态的稿件,只有编辑才能检索得到。工作数据库为稿件外审、主编终审、录用、排期、编辑加工等提供数据支持。在这期间,作者可远程查询稿件的信息状态,审稿专家可远程审稿,远程编辑可对稿件进行远程编辑加工,本地编辑(含主编)则直接在局域网内访问该数据库并对稿件进行编辑加工。刊出数据库储存已经刊出的稿件,这些稿件是在稿件刊出后从工作数据库自动转入的。退稿数据库中的稿件有两个来源,一是未通过初审从投稿数据库中转入的,二是未通过预审和终审从工作数据库中转入的。稿件数据库对每一稿件建立了修改日志,自动备份了不同阶段的修改版本,以便进行历史查询。
专家数据库储存了审稿专家的基本信息,主要字段包括专家姓名、出生年月、地址、邮编、工作单位、职称、职务、学历、学位、专业、研究方向、电话、Email、是否为本期刊的董事或者编委[4],以及编辑部为该专家提供的用于访问稿件远程处理系统的账号和密码。
作者数据库储存了作者的基本信息,主要字段包括作者姓名、出生年月、地址、邮编、工作单位、职称、职务、学历、学位、专业、研究方向、电话、Email[5],以及在本刊发表的论文数等。
图2所示为从作者投稿开始到期刊出版发行的过程中各数据库之间的关系。首先,作者投稿时将稿件信息和作者信息分别提交到投稿数据库和作者数据库中。这时,处于投稿数据库中的稿件,就已经附有了作者信息。稿件通过初审后,就从投稿数据库流入工作数据库;稿件未通过初审就会从投稿数据库流入退稿数据库。当处于工作数据库中的稿件经过外审后,就自动附加了专家意见。稿件刊出后,就会从工作数据库流入刊出数据库。处于刊出数据库中的稿件是经过编辑加工后的稿件,其上附有编辑的修改信息。稿件的流动以及信息的流动,将6个数据库有机地结合在一起。最后经过印刷出版或电子期刊的发布,稿件和信息便以“物”的形式出现在读者的面前。
2.2 数据库的功能模块
网络编辑部数据库的功能模块包括主控模块、数据输入模块、浏览模块、查询模块、维护模块、输出模块等[6]。其中主控模块是数据库本身具有的最基本的模块,本文不再赘述,其他模块是针对网络编辑部数据库系统开发的,下面我们分别加以描述。
(1)输入模块。该模块执行大批量的数据导入或者单条记录键入的功能。
(2)浏览模块。该模块给用户提供查看数据的视图样式。
(3)查询模块。该模块能够快速定位编辑人员需要的信息。查询方式可分为多种逻辑组合下的精确查询和模糊查询。查询关键词所属类别可以是稿件编号、作者姓名、题名、基金、论文关键词、审稿专家、作者单位、研究方向等多种类别。
(4)维护模块。由于稿件的增减、专家与作者的注册与注销,使得网络编辑部的数据库呈动态变化,因此,数据库日常维护工作显得尤为重要。维护工作的执行者是系统管理员,包括数据压缩与备份、事务日志备份、数据安全与修复、监视系统运行状况以及用户权限管理等。
(5)输出模块。该模块给各种查询结果以及编辑部定制的表单提供导出与打印功能。
3 稿件采编系统
稿件采编系统是本地编辑人员基于稿件的办公自动化系统。稿件从投递到刊出要经过三个阶段,即审稿阶段、编辑加工阶段和出版发行阶段。下面以某编辑部定制的稿件流程(如图3所示)来说明稿件采编系统的功能。
(1)审稿阶段。稿件在审稿阶段经历的流程(简称审稿流程)从稿件投递开始,先要经过初审,等初审合格后,再送交多名审稿专家(一般为1—3名)审核,然后根据审稿专家的意见返修,再经过主编终审,终审合格后即可录用,然后就可以根据收稿日期、栏目等要求进行排期。到此,审稿流程结束。稿件采编系统中的审稿流程是可以根据编辑部的情况定制的。
(2)编辑加工阶段。对于已经排期的稿件,根据时间和栏目的安排,即可进入编辑加工阶段。编辑加工的方式有三种:全在线加工、半在线半纸稿加工和全纸稿加工。稿件采编系统采用前两种编辑加工方式,第三种方式是编辑加工最原始的方式,纯粹依附于纸质稿,目前已被弃用[7]。全在线加工方式就是编辑直接在系统的客户端将稿件加工成成品的方式。该方式的整个过程都在系统中直接实现,无需打印成纸质稿。系统把在编的稿件定时向数据库存储(或者定制为编辑手动存储模式)各时段的版本,以便历史查询。该方式既适用于电子期刊的编辑加工,也适用于纸质期刊的编辑加工,是编辑加工的发展趋势之一。但鉴于目前国内期刊界信息化发展水平不是很高,这种无纸化工作方式的推行率也不是很高。半在线半纸稿加工方式就是纸质稿和电子稿相结合的一种编辑加工方式,图3所示为某编辑部定制的半在线半纸稿加工流程。编辑先对纸质原稿进行加工,然后按照修改内容对应地修改电子原稿并保存,生成一校样稿并打印出来;对一校样稿进行编辑加工、录入、保存,生成二校样稿;再对其作相同的处理,生成终校样稿,并打印出来;编辑将纸质终校样稿送交主编终审,完成后,再将修改内容录入、保存;在稿件采编系统中将全刊论文按栏目编排,打印出来,并送交给其他编辑人员进行全刊通读;将通读中的修改结果再次录入、保存,最后将文件打包,至此,就完成了编辑阶段的所有工作。另外,需要说明的是,编辑在对稿件进行加工的过程中,必定需要就某些问题与作者进行讨论,因此,编辑加工的过程实际上就融合了编辑与作者互动的过程。
(3)出版发行阶段。对于电子期刊,此阶段的主要任务就是提交网络期刊发布系统进行公布发行工作;对于纸质期刊,此阶段的主要任务则是期刊成册的工作,即首先对全刊文件制作菲林,然后印刷、装订、发行。此时,系统对这些工作不是执行者,而是监控者。编辑对已经刊出的稿件在系统中进行标记,这些稿件就会自动由工作数据库进入刊出数据库。出版发行阶段的工作流程,编辑部也可以自行定制。
4 稿件远程处理系统
稿件远程处理系统是指通过互联网实现作者、远程编辑、审稿专家三位一体的协作化、网络化、角色化编辑稿件业务处理平台。与稿件采编系统不同的是:稿件远程处理系统的工作者是作者、远程编辑、审稿专家,而不是本地编辑;稿件远程处理系统的工作模式是远程的,而不是本地的;稿件远程处理系统的工作内容包括稿件远程编校工作、各种信息的交互等,而不是稿件的本地编校工作。在信息技术应用发达的国家,稿件远程处理系统的应用及其带来的便利性已经得到实践检验,成为科技期刊编辑部进行日常业务处理的标准工作平台。实践证明,它的意义不仅在于显著减低了编辑的工作量、缩短了科技期刊的刊出周期,还大大提高了审稿的效率、准确性和权威性;同时提高了作者的满意度,使刊物更容易得到高质量的稿源。由于有本地编辑和远程编辑之分,我们将稿件采编系统和稿件远程处理系统一起制作成稿件处理及信息流动图,如图4所示。图中Email四周的多个虚线箭头表示每个人都能通过Email与其他人交互信息。下面以作者、远程编辑、审稿专家为出发点对稿件远程处理系统的功能加以阐述。
作者、远程编辑、外审专家是通过网站登录后进入工作模式。与作者对应的数据库是投稿数据库,与远程编辑、外审专家对应的数据库是工作数据库。作者与编辑之间,编辑与审稿专家之间是通过网站论坛、Email以及一些即时通讯软件如QQ(或QQ群)、MSN Messenger等互动的。稿件的送审可以选择双盲审,即作者不知道审稿专家是谁,审稿专家也不知道作者是谁。作者与审稿专家之间的信息通过编辑转达。
4.1 作者功能
作者直接向编辑部网站投稿(包括原稿和修改稿),并填写相应的作者信息,系统直接生成稿件编号并将所有相关信息存入投稿数据库,编辑部无须对稿件登记、录入。作者也可以再次登录系统对稿件进行查询、修改等。远程处理系统的作者功能如图5所示。
(1)注册。作者必须先注册才能投稿。注册时,作者为自己设立注册号和密码(注册号和密码可由编辑部修改),注册信息自动进入作者数据库。同时,系统将相关的作者信息通过Email反馈给作者,以便于作者备份。
(2)在线投稿。作者通过登录编辑部网站进行投稿。在此过程中,系统会自动提示《投稿须知》等一些需要注意的内容。作者提交的文档格式推荐为DOC格式。作者投稿时,系统对文件大小、安全状况等进行检查,对不符合规定的稿件拒绝接收。这样也可以避免恶意投稿。作者投稿成功后,系统自动对稿件生成编号,并通过Email发给作者。作者可以推荐审稿专家,提高送审的专业对口程度、针对性(特别是前沿课题的稿件)、客观性和公正性。对因各种原因导致网络投稿失败或选错文件的情况,允许有补救的渠道(如允许作者另以Email方式或寄信方式进行补救),因此不会导致数据库数据的混乱。
(3)在线投修改稿。对投修改稿进行有效控制,避免非恶意的重复投稿。系统通过稿件编号和作者登录信息来识别是新稿还是修改稿。系统对修改稿自动标注,修改稿的内容覆盖原稿内容。在稿件采编系统中提交返修后,作者才能投修改稿。
(4)在线查稿。作者只能查询自己的活动稿件。查询稿件时,系统自动定位到该稿件处于活动状态的数据库。如果作者(非第一作者)没有注册,则不能查稿。对作者查询到的信息,系统显示该稿件的审稿流程和稿件详细信息,但不显示审稿专家的姓名。为避免专家审稿意见中不适当的部分让作者看到,系统允许编辑部对专家的意见进行编辑,然后才让作者阅读。
4.2 远程编辑功能
编辑可以远程模糊查询相关稿件,查看最新稿和修改稿,其查询结果可以显示稿件详细信息、稿件内容、审稿流程和各阶段的审稿意见。编辑可以随时查询专家信息,可以远程送审提交。如果数据库中没有专家信息,编辑可以远程填写专家信息并储存到采编系统的专家库中。编辑可以下载稿件内容进行加工,可以查看到期未审的稿件。
4.3 审稿专家功能
审稿专家由编辑部决定审稿资格。专家只能审阅编辑部送交的稿件。由于有些专家可能没有审稿经验,系统应提供详细的审稿要求或审稿须知。系统在给专家送稿时,自动给专家发送Email,通知专家有稿件需要审阅,同时提示编辑部的网址、该专家登录系统的账号和密码。专家如果长时间没有审阅或甚至没有上网,系统根据“计划完成时间”及时自动通知编辑部,同时把稿件退回编辑部,避免稿件被延误。为了方便专家工作,系统允许脱机离线审稿,审稿后上传即可。当审稿专家在填写完审稿意见并提交后,系统就会把审稿意见存入相关的数据库内。
5 网络期刊发布与管理系统
原始稿件经过编辑部加工,最终呈现给读者的出版物目前有两种:纸质刊物和电子化刊物。网络期刊发布与管理系统的操作对象是电子化刊物和电子化论文。对于编辑部,该系统提供将论文上传到编辑部网站相应数据库并实时跟踪管理的工具,为刊物建立一套供读者查询本刊文献、方便他们引用本刊文章的在线出版平台;对于读者,该系统提供获取论文信息的入口,读者可以通过各种方式搜索、下载自己需要的信息,也可以对网上论文进行评述,发表自己的见解。因此,网络期刊发布与管理系统是一个与读者互动、为读者提供服务和主动宣传期刊社的基础平台,它实现了网上预出版、现刊和过刊的浏览、下载、查询等服务功能,是缩短出版时滞、提高刊物影响力的重要技术平台。
网络期刊发布系统可以独立于采编系统和稿件远程处理系统单独使用,它通过后台对其远程管理,如读者权限管理、论文上传及下载管理、论文点击数管理、各种目次管理、过刊维护等。图6显示了网络期刊发布系统的部分前台功能以及后台管理情况。
 
6 办公室管理系统
办公室管理系统的功能主要是稿费管理、对外信息服务、重要参数统计、广告与发行管理、董事会与编委管理、业务公告牌等,如图7所示。
  
稿件费用管理的功能包括审稿费的手动录入、版面费的自动计算和录入、稿酬的自动计算和录入、审稿专家审稿费的自动计算与支付等。另外,利用该功能可自动生成并打印各种稿费报表和清单(支持按年和按期处理)。
对外信息服务的功能主要是向一些重要的数据库(如EI、中文电子期刊服务CEPS、万方数据库、中国期刊全文数据库CJFD、中国学术期刊综合评价数据库CAJCED等)、网站等提交当期刊出的论文信息,以便读者及时查询、引用。
办公室管理系统支持对重要参数的统计处理,例如,针对稿件的参数,有年收稿总数、年退稿总数与退稿率(初审未通过直接退稿和终审未通过退稿分别计算)、年录稿总数与录稿率、年刊稿总数、年增刊刊稿总数以及这些参数在几个年度的变化曲线、基金产文率、重要会议论文数以及比率等;针对审稿专家的参数,有专家审稿明细表、审回率、专家的研究方向(或专业)分布和比率等;针对作者的参数,有作者单位投稿数、研究方向(或专业)分布和比率等。
广告与发行管理模块的功能主要包括广告的刊出安排和费用管理、期刊的发行安排和统计等。
董事会与编委管理模块的功能主要包括董事会和编委会信息的管理、董事会和编委会议的安排与管理等。
业务公告牌是编辑部日常工作的电子公告牌。
6 结 论
网络编辑部是期刊网络化的产物,它涵盖的技术跨越了出版领域、计算机领域、管理领域。网络编辑部突破了作者、专家和编辑定时定址的传统办公方式,是期刊办公发展的必然趋势。由于目前大多数编辑部处于单模块的尝试阶段,因此,本文提出的稿件采编系统和稿件远程处理系统提供了一些定制功能,这些定制功能给编辑部提供了由传统办公方式向无纸化、全网络、集成化办公方式的过渡,为网络编辑部的实践提供了很好的思路。
注 释
[1]陈月婷.科技期刊网络化内涵分析[J].中国科技期刊研究,2005,16(5):609-613
[2]贺德方.期刊网络出版概论[M].北京:中国科学技术信息研究所、万方数据股份有限公司期刊上网组,2006
[3]马爱芳,王宝英,赵建梅.我国网络科技期刊出版现状及其改进对策[J].编辑学报,2005,17(2):122-123
[4]张行勇,郭柏寿,李明德.科技期刊管理信息系统的开发及其在因特网上的应用[J].编辑学报,2002,14(6):448-450
[5][6]谷宁静,李平均,沈磊.基于数据库技术的编辑部管理系统[J].微电子学与计算机,2004,21(10):153-157
[7]吴重龙,白来勤.编辑工作手册[M].北京:华艺出版社,2004
(收稿日期:2007-11-27)
 
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