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湖北编辑学会主办  
 
2008年第四期  
 
目 录

卷首语
·出版与人民心连心 / 珞 珈
专论·特约稿
·作者资源的开发与维护 / 周百义
·信息不对称条件下图书质量的博弈分析 / 胡象明 胡雅芬
编辑学·编辑工作
·2007年编辑学研究综述 / 王建平
·冒号和比号的体式及其应用问题 / 林穗芳
·顿 号 误 用 例 析 / 华启清
·中文科技论文中顿号的使用问题 / 田美娥 贺元旦
·试论书籍装帧设计形式的“简”“纯”“新” / 王志固
出版学·出版工作
·我国俗语典出版与市场的调研分析 / 周伟良
·关于我国出版上市企业发展的思考 /
·浅析中国出版业的不完全市场化 / 张晓薇
·对大学出版社体制改革的几点认识 / 王雅红
·出版社知识管理与知识共享分析 / 李 蓉
多媒体·数字出版
·数字时代的跨媒介转移出版战略 / 王晓光
·基于ASP的期刊稿件采编系统结构整合与功能优化 / 张 科 王景发
博士论坛
·出版产业链价值分析 / 徐丽芳
发行学·发行工作
·学术类图书发行浅谈 / 姜洪伟 贾延祥
·农家书屋的公共性及其市场化机制探索 / 于秀丽

 

出版社知识管理与知识共享分析

李 蓉
摘 要: 出版业跨地域、跨行业发展的趋势日益明显,出版社的资源有效配置和信息共享愈发重要,因此需要建立出版社有序的知识管理系统。本文对出版社知识管理与知识共享的意义、实现方式进行分析,并对如何加强知识管理和知识共享提出了自己的观点。
关键词: 出版社 知识管理 知识共享



    [中图分类号] G231  [文献标识码] A  [文章编号] 1009-5853(2008)04-0058-04
    [Abstract] It becomes more and more apparent that the trend of publishing’s trans-regions and trans-professions development.A key problem of publishing houses lies in the allocation of resources and sharing of information,so it is necessary to establish a system of knowledge management. This paper analyses the significence and realizing ways of knowledge management and sharing in publishing houses,it also gives advices on how to reinforce it.
    [Key words] Pubhishing houses Knowledge management Knowledge sharing
    在21世纪组织管理中,知识已经取代资本、资源甚至信息成为产品和劳务价值增值的决定因素。知识管理理论作为2l世纪知识经济时代管理方面的一大重要课题,已经在国内外引起广泛关注,采用知识管理作为企业发展策略和经营战略的企业在逐渐增多。兼具产业性和事业性的出版业,也应当将知识管理的概念和方式引入到经营运作中,以解决出版业运作的信息共享、出版社组织的可持续发展等关键问题。实际上,出版社的运作基础正经历着由信息管理向知识管理转变,它代表一个新时代的开始。
1 知识密集型的出版社亟需重视知识管理
    知识管理就是对有价值的信息即知识的强化管理,包括知识的识别、获取、分析、储存、传递、共享、价值评判和保护,以及知识的资本化和产品化。换句话说,知识管理的核心在于知识的增值和传承。
    引入知识管理是由出版业的基本属性决定的。出版社是一个采集信息、加工信息、以纸介质或电子介质形式存储信息,并通过发行向社会传播这些信息以求得自身生存发展的社会经济组织,它的运转就是一个知识(或信息)的收集、加工、存储、传播以达到社会的分享、知识的增值和自身利益的合理保障的过程。出版社是一个知识型组织,它的管理和经营契合了知识管理的要求及其实施过程。那么,出版社的知识管理该是怎样的一种面貌呢?
    出版社的知识管理就是对出版社内部知识的组织和再组织,从而在大量的信息中进行知识挖掘,以及对出版社员工的显性和隐性知识进行管理。出版社内部知识主要包括出版社各构成部分(编辑部、发行部、财务、人事等)的业务流程和经审定进入的出版领域所必须遵守的相关规则;出版社员工的显性知识体现为在出版社出版理念的指导下业已形成或正在形成的出版社内部文化以及这一文化在出版社各构成部分的具体形态;员工的隐性知识则是由员工个人的学习背景、知识积累及与出版社外部接触综合作用而产生的认识与技能,这部分知识很少被发现用在员工个人的工作中。通过知识管理,促使员工的隐性知识显性化,不仅能使员工人尽其才,而且能使出版社内部文化在不断吸纳新元素基础上优化,具有更大的活力。出版社知识管理的过程是一个不断积累、共享、利用和再创新的过程,主要包括发现知识、存储知识、维护知识、传递知识、应用知识和创造知识。其中知识共享是知识管理过程中的关键环节,它既是知识管理的目的,又是知识管理优化的动力。在出版的业务流程中,随着业务的不断发展,出版行业的知识也需要不断得到深化和创新,借以帮助出版社实现更低的学习成本和更快的业务提升。同时,出版传播以提供高附加值的知识信息产品为目标,知识信息类产品和服务是出版产业核心竞争力所在,它的专业信息和服务最终都落脚于知识的传播和发展,都属于基于知识的物质产品和基于知识的服务。此外,出版业以从业者的知识为主要利润来源,将大部分投资置于知识和信息活动水平的提高上,这些都证明了出版业知识型组织的属性。出版业担负着推动社会发展、提高公民素质的重大责任,因而采用知识管理是其属性和责任的内在要求。
    更重要的是,激烈的市场竞争使得出版必须明确自身的核心竞争力,在信息的汪洋大海中整合出最新、最快和最有用的知识;同时,传播手段和技术的飞跃,使得采编已经不是个人的单打独斗,结合整个媒介组织力量甚至媒介外知识机构力量的方式越来越风行,这更需要实施知识管理来有效统筹。德国贝塔斯曼出版集团的一大成功之处就在于,在最短时间内整合整个组织力量,从各个方面搜集、分析信息,将信息打包成读者未曾想到或未曾关注的“知识”并体现为一个观点、一种趋势等;同时迅速找到这个知识的权威专家为读者进行解读。相较于某些出版社,同样采取专家点评的方式,专家的水平和研究领域却往往不对路,这就是平时缺乏对出版社所需的专家资源进行数据库整理的表现。对于出版社而言,知识管理是一个必须引进并加以重点实践的全新运作模式。
2 出版社知识管理及知识共享的实现方式
    知识共享是个人和组织成功的关键。正如知识管理专家所说,知识是火炬,在照亮自己的同时,也照亮别人。知识不显性化,怎能有好名声?与他人共享知识,才能获得双赢。在加强出版社知识管理建设的过程中,编辑人员和信息管理人员是决定因素。出版质量的不断提高,要靠编辑、信息管理人员的责任心和修养的不断提高。出版社编辑人员和信息管理人员之间应该创建一种互相帮助、互相学习、互相关心、互相理解的工作氛围,形成一种文化知识。管理部门将有关知识管理起来,支持员工的工作。在员工有成绩时有人欣赏,有困难时有人帮助,有疑惑时有人解答,有问题和意见时能有发表的场合。有这样的工作氛围,就能极大提高员工的工作热情。出版社内的知识共享实现方式主要有以下几种。
2.1 编辑团队
    小组团队是企业解决各类问题时常用的一种组织形式,同时也是一种很好的隐性知识共享机制。比如高科技产业研发小组通过长期密集互动,观摩彼此解决问题的策略,让知识随工作互动在小组间转移,个人拥有的隐性知识与口语知识也会随之分散给小组成员。出版社存在多种团队机制,如营销团队、管理团队和编辑团队,这些团队有固定的,也有临时组建的。由于出版工作面对市场的机动性、随机性,临时编辑团队极为常见,因此编辑团队是出版社内知识共享的一个重要渠道。
2.2 教育培训
    教育培训是增加出版社员工工作能力的传统机制。从知识角度来看,教育培训是一种口语知识共享机制,专家和资深员工的知识可通过培训传递给新员工。就出版社来看,一般大型的出版集团都设有培训部门,较小出版社的教育培训任务一般由人力资源部承担。
2.3 师生制
    师生制是许多行业用来传递知识、训练新员工的策略。新手通过直接模仿,学习老师拥有的程序性知识与因应情境的后设认知能力。目前,高科技产业中许多知识型企业普遍以此作为隐性知识管理机制,出版社也通常采用传统师生制方式训练新加入的编辑工作者。
2.4 人际互动与小组会议
    由于目前出版社缺乏完善的知识储存机制,很多显性知识的获得是通过人际沟通的方式取得的,因此人际互动便更显重要。社内的一般人际互动正是最主要的口语知识共享渠道,大量以口语形式出现的解题步骤知识、路线情境知识与情境知识,通过交谈在人际间转移。
    除一般人际互动,小组会议是另一个通常的口语知识共享机制。但同样地,目前出版社在每天出版的压力下比较在意如何尽快完成出版产品,而知识管理的意识比较薄弱。
    尽管有识之士已经提出要大力推进出版业的知识管理实施,然而就全国的整体情况而言,大部分出版社还缺乏这一意识。出版知识管理尚处于自发状态,没有形成专门的部门和人员进行管理。大部分知识管理专家认为,知识型组织必须设立专门的首席知识官(Chief Knowledge Officer,CKO)来协调和建立知识管理系统。很多中国的出版集团已经将内容和经营分开管理,但在内容和经营两者之间缺乏一个知识管理者进行衔接,往往导致信息采集部门与营销广告等经营部门之间的流程不够畅通。
    处于自发状态的出版知识管理往往通过人格化策略展开。具体体现在知识与其开发者紧密连接在一起,知识主要通过直接面对面接触来进行共享。这在新人培养方面表现得尤为典型,熟悉出版行业的人都知道,实习编辑在入行之时跟随着哪个“老”编辑,那么他(她)的个性、偏好、水平和负责态度对于实习编辑的成长就至关重要。除了个别资深编辑外,新人很少能够在出版社内部找到有效知识,比如所负责行业基本情况、禁忌与重点、信息来源情况等知识。而境外出版社非常注重采用编码化策略将知识与知识的开发者剥离,以达到知识独立于特定的个人或组织,而后知识再经仔细地提取,进而加以编码处理并存在数据库中供人们反复使用。人格化的知识管理使得隐性知识不能很顺畅地转化为显性知识,知识与个人的依附过于强烈,存在于员工头脑中的知识很难主动地、经常性地发展为组织能够编码、保存的显性知识。出版社内常出现的情况是,很多资深老编辑退下后,他积累的经验和知识不能通过科学的方式保留在组织中,而出版行业又是一个规则、惯例颇多且不便言明的行业,这些极具价值的隐性知识随着老一辈的退休而丢失,实在令人遗憾。
3 积极加强知识管理,有效实现知识共享
    中国出版行业如果试图引入知识管理,提高核心竞争力,需要改变单一的知识传承方式,将隐性知识显性化,加强数据库建设。显性知识和隐性知识的区别在于能否加以编码化、是否有物质载体,采取怎样的传播方式。从出版社发展的角度来看,必须强化各类信息数据库的建设,如专家库、信息来源库、专业知识库、读者资料库等。出版社核心领导者尽量为编辑、发行等人员创造开放宽松的内部环境,建立组织内部知识交换网络系统,构造多种知识共享平台。出版社作为一个组织,其内部环境必须自由、宽松、开放,使得大家能够畅所欲言、保持经常的交流;并利用最新的信息传播手段,如网络BBS、个人BLOG、QQ和MSN群、新闻组等即时交换知识;改进传统的评议会、选题会等方式,发展头脑风暴、小组讨论等,扩大知识流通面。
    一般情况下,出版社需要设立专门的部门和知识管理专业人员,协调整个出版组织的知识管理和调控。他们的职责是为出版社建立一套知识管理的信息基础结构,不断更新数据库;为组织营造一种知识共享、知识创新的文化;担负人员培训任务,迅速让新人掌握行业内知识,比如出版的业务流程、思考问题的方式、所负责条口的专业知识等。并通过合理的评估、激励,为知识管理提供评价依据,推动出版的从业人员主动学习新知识、将个人知识整理转交给组织,保持创新能力。特别需要注意的是,在出版竞争日益激烈的情况下,知识管理要建立读者满意的评价体系以测评组织目标的实现和改进方向。读者的注意力和出版社对读者的影响力是出版社存在和发展的关键,因而在知识管理过程中必须考虑到将读者纳入其中,依据他们的意见确定组织的发展方向,调整自己的知识产品输出,使得从业者个人、出版社和读者的交流更有效果。对于比较专业化的出版,要根据自身组织的优势和不足,确定知识管理的重点领域。细分的出版市场要求出版社“术有专攻”,因而分析自身优劣势、找准市场的知识空隙是确立出版社核心竞争力的一个途径。
    知识管理对于出版社来说是一个全新的大课题,它可以是一个人力资源、读者群以及无形资产管理的战略,也可以是用来降低生产成本、增加产品销售、获取利润的手段,甚至可以是整个出版社运行的经营战略。选择在什么样的层次上实施知识管理必须考虑出版社或组织的目标、发展状况、竞争策略等因素。无疑,知识管理是一个值得出版管理者认真思考的课题,它的水平高低必将成为出版下一步竞争的重要致胜因素之一。
3.1 创立组织知识共享的文化,在员工之间建立相互信任的关系
    人与人之间的交往和沟通、知识的交流和转移以相互信任为基础,正如知识管理专家指出的那样,“一个普遍交往的社会要比相互间缺乏信任的社会更有效率,信任是社会生活的润滑剂”。一方面,从知识的转移来看,尤其是第二类隐性知识,它很难通过正式的网络进行有效转移,而只有通过紧密的、值得信赖和持续的直接交流等非正式网络才能实现隐性知识的传递。知识有效转移的前提条件就是知识转移的双方必须相互信任;另一方面,人与人之间的相互信任能有效降低任何一方采取机会主义的可能性,从而提高人们合作的效率。但是,由于我国传统文化的影响,除血缘关系外,人与人之间的信任度比较低,因此,需要在组织中建立新型的组织文化。
    组织文化是组织及其员工行为准则的判断标准和体系,它时刻指导着组织及其员工的行为。组织文化的核心是价值观,组织文化的建立应以有利于知识共享的价值观为指导,并使这样的价值观融合于组织和组织员工的价值观之中。
3.2 降低组织成员知识基础的差异性,减少由于员工对知识共享评价的差异性带来的损失
    组织的人力资源管理部门应有计划性和前瞻性,在人员招聘、职责描述、帮助新成员内部化和人员匹配等环节中,明确组织职位对成员知识基础的要求,并努力了解员工完成工作所需的相关知识,确保员工具备完成职责所需的基础知识,使全体员工对本企业所需的各种知识有所了解。此外,组织在设计知识管理系统时,应设计合理的激励系统,促进并奖励知识共享,阻止并惩罚对可完整转移知识的隐藏行为。在考评员工时,要注意考虑他向同事转移了多少有用的知识、在团队工作中起到的作用,及对企业知识创新的贡献等。企业制度应能让员工看到并享受到将自己的知识与他人共享带来的利益。
3.3 设定原则,甄选具有潜在价值的共享知识
    知识管理的目标是实现组织总体的发展战略,因此知识共享的过程也必须以实现组织战略目标为前提。共享知识的甄选非常复杂,本文认为可以通过以下几方面来进行。
    第一,分析组织的长期规划和目标。通过组织战略目标和核心竞争力的分析,寻找为完成组织战略目标所必须的关键活动和关键业务,形成关键活动和业务的工作流程,以此作为甄选和评价具有潜在价值的知识的出发点。
第二,对关键活动和业务流程进行分解,寻找为完成这些活动和业务所必需的知识,显示知识杠杆点。在企业关键业务活动中,能够利用知识带来效益,并将对实现组织发展战略和长期规划有重要贡献的知识称为知识杠杆点。知识杠杆点是企业知识管理的重点,也是对企业今后发展具有重要作用的关键知识。
第三,发现知识杠杆点中的有关人员。人员是知识共享的核心,也是知识共享和知识管理成功实现的保证。通过访谈相关人员,主要是独当一面的关键人员,获得组织知识库和知识专家的位置。
    第四,根据知识分类确认知识在组织中存在的形式和发挥作用的情况。对于显性知识,如技术文档、产品说明、市场规划等,指出其存在的位置、获取的方法、知识的简单描述等。对组织中的隐性知识要做出统计和描述,包括知识背景、知识网络、知识与组织之间的关系等,并分析这些知识在组织中发挥作用的情况。
第五,以组织本身、顾客和业务伙伴的作业流程为线索,将组织现有知识与为实现组织目标所需知识进行对比,找出组织目前知识存在的不足,并结合知识杠杆点,以此作为甄选和评价组织知识潜在价值的标准。
参考文献
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(收稿日期:2008-05-14)
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